マルチタスクが苦手!多忙な業務中に私が意識した、たった1つの方法

みお

こんにちは、みおです。
今回は、マルチタスクのコツについてお話します。

複数の業務を1人で同時に行う。仕事をしていれば、ほとんどの方が経験するシチュエーションではないでしょうか。しかしマルチタスクに苦手意識を持つ方は、そんな状況で苦労することも多いでしょう。

「別の仕事が気になってしまう」「あっちにもこっちにも手を付けて、全てが中途半端になった」「次から次へと仕事が舞い込みパニックになる」など、コールセンター業務に明け暮れていた私も、そんな経験が多々ありました。

そんな私が焦らずマルチタスクをこなせるように意識した方法はたった1つ。この記事では、その方法とメリットをご紹介します。

目次

たった1つ!紙に書く!

マルチタスクが苦手な私が、およそ20年間の社会人生活で業務を円滑に進めるために意識した方法。それは『やるべき仕事を全て書き出す』ことです。

書き出す暇もないほど業務に追われることもあるでしょうけれど、私はどれほど多忙でも文字に残すよう意識していました。

仕事を書き出すメリット9つ

仕事を書き出すメリットは多いです。

  • 抱えている仕事量が把握できる
  • 優先順位を導きやすくなる
  • 仕事のやり忘れを防ぐ
  • 新たに仕事が入ってきても混乱しにくい
  • 今考えなくてもよい仕事は安心して放置できる
  • 完了した仕事がわかりやすい
  • 達成感を得られやすい
  • 意外と早く終わることに気づく
  • 結果、焦りが減る

これだけのメリットがあれば、書き出さない手はありませんよね。

仕事量の把握

抱えている仕事量を目視で確認できるため、優先順位が分かりやすく、仕事をうっかり忘れてしまうことがありません。新たな仕事が舞い込んできても、加えて書き出しておくことで常に量が把握できます。これにより、焦る気持ちが軽減されるのです。

他の仕事に気を取られない

メリットの中でも特に重要なのがこちらです。忙しい最中に、別の仕事が気になってしまうことはありませんか?気になった余り、あっちにもこっちにも手を付け、どれも中途半端に終わってしまう。そうなれば、さらなる混乱を招いてしまう可能性もあるのです。

書き出した項目に優先順位をつけるだけで、集中しなければいけないものが明確になり、1つの仕事に専念できます。その結果、仕事の効率は各段に上がるでしょう。

達成感が得られやすい

達成感が得られやすいのもメリットの1つです。完了した仕事にチェックをつけていけば、自分がどれほどの仕事をこなしたのか一目瞭然。「これだけ終わった」と感じられ、達成感が得られるでしょう。

1つ1つの仕事に集中し、効率良く業務が進められれば、意外に早く手元の仕事がさばけることもあります。私は過去に「あれ?残業になると思ったのに終わっちゃった。まだ16時だ」なんてこともありました。

マルチタスクが苦手な原因

そもそも人間の脳はマルチタスクに向いていません。マルチタスクをおこなうことで、脳に大きな負担がかかるためです。

ここ数年注目されているHSP気質を持つ人も、内向型の場合はマルチタスクが苦手と言われています。脳の特性上、仕事から仕事へ意識を切り替える際の負担が大きく、たくさんのエネルギーを使用するためです。

だからこそ、脳の負担を最小限に抑える工夫が必要不可欠となります。マルチタスクが苦手な方は、何から手を付けていいのかわからなかったり、仕事中に別の仕事のことが気になって集中できなかったりする傾向があるようです。

『紙に書き出す』ことで1つの仕事に集中しやすくなりますから、脳の疲労も軽減することでしょう。

普段の生活にも活用

やるべきことを書き出すという行動は、普段のスケジュール管理にも有効に活用できます。共働きのご家庭や、育児で毎日忙しい時間を過ごしている主婦の方も、今日絶対にやらなければいけないものを書き出しておくと混乱を防ぎやすくなるでしょう。

とにかく書いてあることだけに集中するそれが、やるべきことを終わらせるための最重要事項です。

私の場合、結婚に伴う手続きを全て書き出しました。電気やガスなどライフラインの手続き。引っ越し業者への連絡のタイミング。免許やクレジットカードなどの情報変更。市役所への届け出……などなど。

『やらなければいけない。けれどまだ早い』ということも、ついつい考えて悩んでしまう傾向にあるため、こうしたスケジュール管理を徹底したのです。結果、余計なことを考える時間が激減し、効率の良い行動ができました。

マルチタスクのコツまとめ

マルチタスクが苦手でも、少しの工夫で仕事の効率は各段に上がります。他の仕事が気になって目の前の業務に集中できなかったり、多忙な時間に焦りを感じたりする方は、ぜひ『仕事内容を紙に書き出す』方法を実践してみてください。

また、プライベートにも活用できる方法ですから、日々の生活に忙殺されている方にもおすすめと言えますよ。

最後までお読みいただきありがとうございました!
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